Programma van Eisen en hulpvragen

Het Programma van Eisen (PvE) bevat functionele en technische eisen die aan het collectie-informatiesysteem worden gesteld. Welke eisen in het PvE terechtkomen is onder andere afhankelijk van het type collectie, de aard en grootte van de organisatie en specifieke wensen.

Aan de hand van onderstaande ‘Hulpvragen ten behoeve van het Programma van Eisen’ kan worden bepaald welke eisen in het PvE horen: bedenk per vraag wat voor de organisatie het antwoord zou moeten zijn. Neem relevante punten op in het PvE.

Kosten en planning zijn een ander belangrijk onderdeel van het gesprek met de leverancier. Deze onderwerpen staan niet in PvE, maar uiteraard is het belangrijk te bepalen welk budget de organisatie beschikbaar heeft en op welke termijn een nieuw systeem in gebruik worden genomen. Het tweede deel bevat daarom ‘Hulpvragen over planning en financiering’.

Hulpvragen ten behoeve van het Programma van Eisen

Algemene kenmerken van het collectie-informatiesysteem

Is het programma open source of is het een commercieel product?
Is het programma web-based of heeft het een andere vorm?
Is het programma op één óf meerdere computers te gebruiken?
Hoe lang is het programma in deze vorm nog beschikbaar? Komt er een nieuwe versie?
Is het mogelijk de structuur en/of het uiterlijk van het programma aan te passen?
Worden er op de software updates aangeboden? Zijn daar kosten aan verbonden?
Is er een standaard Service Level Agreement (SLA) met de leverancier of host van software en wat is daarin opgenomen? Denk aan back-up procedures, privacy, uptime, beveiliging en updates.
Is de gebruikersinterface toegankelijk ingericht, zodat deze bruikbaar is voor mensen met een visuele, auditieve of fysieke beperking? Denk aan contrast, kleurgebruik, leesbaarheid en muisloos werken met toetsenbord.

De inhoud van registratie

Kan ik al mijn informatie kwijt volgens de door ons gehanteerde norm / structuur voor het beschrijven van informatie? Bijvoorbeeld: minimale en basisregistratievelden.
Welke modules en beschrijvingsmodellen heeft de software beschikbaar voor diverse collectiesoorten zoals objecten, archief, bibliotheek en afbeeldingen (beeldbank)?
Is de software ingericht volgens (internationale) processtandaarden voor collectieregistratie en -beheer (o.a. Spectrum)?
Heeft de software een thesaurusmodule voor termen, namen en plaatsen, etc.?
Is het mogelijk locatiecoördinaten toe te voegen (bijvoorbeeld via GeoNames of Google Maps)?
Is het mogelijk om de auteursrechten van objecten, documenten en afbeeldingsbestanden vast te leggen en te beheren?

Opslag van digitale gegevens

Waar worden de bestanden opgeslagen (foto’s, metadata, documenten, etc.)?
Worden de bestandsformaten die ik heb door het collectie-informatiesysteem ondersteund?
Is het mogelijk 3D-modellen op te slaan (en te beschrijven)?
Wat is de benodigde opslagcapaciteit voor het collectie-informatiesysteem?
Wat gebeurt er als er geen ruimte meer is op de server?
Zit er een maximum aan de grootte van de bestanden die het collectie-informatiesysteem aankan?
Voldoet het collectie-informatiesysteem aan de geldende regels voor veiligheid, opslag en privacy?
Heeft het collectie-informatiesysteem een module voor Digital Asset Management (DAM) om bestanden en metadata in op te slaan?
Zo ja, hoe komt de koppeling tussen DAM en CRS tot stand?
Als ik mijn data op een andere plek wil kunnen hosten en beheren (bijvoorbeeld in een e-depot of een eigen DAM), kan dat?
Hoe is de back-up van de digitale gegevens geregeld en welke garanties worden er gegeven? Oftewel: hoe wordt ervoor gezorgd dat mijn data en bestanden ook in de toekomst duurzaam bewaard worden?

Gegevens gebruiken en publiceren

Welke zoek- en filtermogelijkheden biedt het programma? Zijn de metadata én de afbeeldingen doorzoekbaar?
Welke mogelijkheden zijn er als we de collectie willen delen met andere partijen (platformen en ontwikkelaars) die er iets mee willen doen? Heeft de ontwikkelaar bijvoorbeeld een webservice (API) en hoe is die API ingericht?
Hoe wordt online publicatie ondersteund? Hoe ziet dit eruit (bijvoorbeeld een bijgeleverde module voor een website)? Wat zijn de kosten van deze mogelijkheid?
Kun je vanuit de software een duurzame link (URI) publiceren?
Is de online module geschikt voor weergave op alle soorten apparaten, zoals mobiel en tablets?
Hoe wordt de online collectie vervolgens door zoekmachines gevonden?
Is het voor bezoekers mogelijk op de online objecten te reageren?

Gegevensbeheer

Biedt de software de mogelijkheid om gegevens in bulk te wijzigen?
Biedt de software de mogelijkheid om gegevens in bulk te verrijken?
Biedt de software de mogelijkheid om gegevens te importeren? Welke formaten worden ondersteund? Bv. om verrijkte gegevens toe te voegen.
Biedt de software de mogelijkheid om gegevens te exporteren? Welke formaten worden ondersteund? Bv. voor overzichtslijsten voor een tentoonstelling of voor onderzoek.
Welke aanvullende modules zijn beschikbaar? Denk bv. aan: Standplaatsbeheer, Barcodes en etiketten, Tentoonstellingen, Bruikleenbeheer, Conservering, Auteursrechtenbeheer, Loggegevens, Rapporten.

NDE compatibiliteit

Is het mogelijk duurzame identifiers (PID’s) toe te kennen?
Is het mogelijk velden te koppelen aan het Termennetwerk? Kan de gebruiker dit zelf inrichten? Zitten er beperkingen op het aantal bronnen of velden dat op deze manier te koppelen is? Is het mogelijk het Termennetwerk te koppelen aan een eigen thesaurus?
Kan erfgoedinformatie als linked-open-data worden gepubliceerd? Zo ja, met gebruikmaking van welke ontologieën en in welke RDF formats?
Is het mogelijk een dataset van metadata te voorzien en te publiceren?
Is het mogelijk een dataset direct in het Datasetregister op te nemen?
Wordt er voor het delen van beeldmateriaal gebruikgemaakt van IIIF?

Gebruikers en ondersteuning

Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd in het programma werken?
Kunnen er rechten aan gebruikers worden toegekend zodat er meer of minder toegang gerealiseerd kan worden?
Wie voert het functioneel applicatiebeheer uit (gebruikers toevoegen, rechten toekennen, etc.)?
Hoe ondersteunt de leverancier de gebruiker? Denk bv. aan beschikbaarheid van trainingen en handleidingen.
Is er een helpdesk en zo ja, welke vragen kunnen daar gesteld worden?
Is er een gebruikersgroep van deze software en staat die in contact met de leverancier?
Wat gebeurt er als je wilt overstappen naar een ander collectie-informatiesysteem?

Crowdsourcing

Is het mogelijk met het collectie-informatiesysteem een crowdsource-project op te starten? Is dit een extra module?
Op welke manier worden crowdsource-data aan de database toegevoegd?
Welke controleslagen zijn in het crowdsource-systeem ingebouwd?

Hulpvragen over planning en financiering

Planning

Welke stappen komen worden bij een overstap naar het nieuwe collectie-informatiesysteem doorlopen?
Wie zijn er bij de overstap betrokken?
Hoelang duurt deze overstap doorgaans?
Hoelang heeft de organisatie gelegenheid om de inrichting en eventueel geïmporteerde gegevens te controleren?

Kosten

Zijn er eenmalige aansluitkosten?
Zijn er vaste kosten per jaar?
Betaal ik per gebruiker (licentie) of voor meerdere gebruikers in een pakket?
Zijn er kosten voor ondersteuning door de leverancier of derden?
Zijn er kosten verbonden aan trainingen?
Zijn er verschillende opties of modules met variabele kosten?
Is het mogelijk om met meerdere partijen samen de software aan te schaffen?
Zijn er bijkomende kosten voor onze situatie en wensen? Bijvoorbeeld voor het importeren van bestaande data in het collectie-informatiesysteem.
Wat kosten hosting en dataopslag?
Als het programma open source is, met welke bijkomende kosten moet ik dan rekening houden?

Gebruik

Gebruiksvriendelijkheid is moeilijk vast te leggen in het PvE. Zorg voor een goed beeld van de gebruiksvriendelijkheid door andere organisaties te bevragen en met ze mee te kijken én door toegang tot een demo-omgeving aan te vragen.